スプレッドシートで見やすくするtips - データの並び替え編
1. データの並び替えとは
スプレッドシートには、たくさんのデータが入っています。そのデータを分析するためには、まずはデータを整理しなければなりません。そのために有用なテクニックが、データの「並び替え」です。データの並び替えとは、指定した行や列を、昇順や降順などの条件に従って、並べ替えることです。例えば、セールスの月次集計表を作成している場合、売り上げが一番多い月や、商品別に並べ替えたい場合などがあります。
2. データの並び替えの方法
スプレッドシートでデータの並び替えを行うには、以下の手順に従います。
- 並べ替えたい列を選択します。
- 並び替えるために使用する条件を選択します。例えば、昇順や降順などを選択します。
- データの範囲を指定し、並べ替えを実行します。
スプレッドシートでは、並べ替えを行った後に、その条件に基づいて自動的にデータが再配置されます。また、並べ替えを実行した後に、元の状態に戻すこともできます。これは、スプレッドシート上部の「元に戻す」アイコンをクリックすることで実行できます。
3. データの並べ替えの応用例
3.1. 売上情報の並び替え
例えば、以下のようなシートがあります。このシートを月別の売上高が多い順に並べ替えてみましょう。
| 月日 | 商品 | 売上 |
|---|---|---|
| 1月1日 | 商品A | 500 |
| 1月1日 | 商品B | 300 |
| 1月2日 | 商品A | 400 |
| 1月2日 | 商品B | 200 |
| 1月3日 | 商品A | 200 |
| 1月4日 | 商品B | 100 |
| 1月5日 | 商品A | 300 |
- まず、売上列を選択します。
- データツールバーから「並べ替え」をクリックします。
- 降順を選択することで、月次売上高が多い順に並び替えられます。
こうすることで、全ての月日における商品Aと商品Bの売上が、高い順から低い順に並び替えられます。
3.2. 日別商品別の集計表の作成
別の例として、以下のようなシートがあった場合、日付ごとに商品の売上合計を集計する表を作成する方法を紹介します。
| 日付 | 商品 | 売上 |
|---|---|---|
| 1月1日 | 商品A | 500 |
| 1月1日 | 商品B | 300 |
| 1月2日 | 商品A | 400 |
| 1月2日 | 商品B | 200 |
| 1月3日 | 商品A | 200 |
| 1月4日 | 商品B | 100 |
| 1月5日 | 商品A | 300 |
- 日付列と商品列を複数選択し、データツールバーから「並べ替え」をクリックします。
- 昇順にした場合に、日付順に並び替えられます。
- 日付単位で集計するため、日付列を基準に「新しいルール」を作成するという方法があります。
- 新しいルールを作成する方法は、並べ替え後、メニューの「データ」>「並べ替え」>「カスタム」>「列 Aから並べ替えるルールに移動」を選択して、「列 A (日付)」に対して「値の合計を計算して並べ替える」を選択します。
- 以上の手順で、日付単位で商品の売上の合計が計算され、新しいテーブルに集計されます。
このように、スプレッドシートのデータの並び替えは、分析や報告などで必要となる集計表などを作成するための強力なツールです。仕事でスプレッドシートを利用する方は、ぜひ活用してみてください。
