スプレッドシートで見やすくするための条件付き書式の設定
スプレッドシートを使う上で、データを管理する機能は不可欠です。しかし、膨大な量のデータを扱う場合、どのようにしてデータを整理して見やすくするかが問題となってきます。そこで、条件付き書式を設定することで、データを視覚的に整理し、表現することができます。
条件付き書式を使うと何ができるのか？
条件付き書式は、簡単に言えば「セルに条件を付けることができる機能」です。あらかじめ決めた条件に該当するセルの表示方法を自動的に変えることができます。例えば、数値を基準値と比較し、数値が基準値よりも大きい場合は背景色を赤く、小さい場合は緑色に変更したり、文字列の一部が特定の文字列を含む場合に色を変更することができます。
これにより、データの中から目的とする情報を探しやすくなり、ヒューマンエラーを減らすことができます。また、簡単にデータの傾向を把握することができ、レポート作成やプレゼンテーションなどでデータを分かりやすく説明することができます。
スプレッドシートでの条件付き書式の設定方法
条件付き書式を設定するには、以下の手順を行います。
- 条件判断するセルを選択する。
- 「ホーム」タブから「条件付き書式」を選択します。
- 「条件付き書式の管理」から、設定する条件を選択します。例えば、数値が基準値よりも大きい場合にバックグラウンドを赤色にする設定をします。
- 必要に応じて、「書式設定」で詳細な条件設定を行います。
- 設定したい書式を選択し、[OK] をクリックする。
以上の手順で条件付き書式を設定することができます。
シーンで見る条件付き書式の利用方法
条件付き書式は、例えば以下のような場面で使うことができます。
- タスクの優先度を設定
タスクの優先度別に背景色を変えることで、すぐに優先度の高いタスクを見つけることができます。例えば、優先度を高、中、低の3段階で分ける場合は、優先度が高いタスクには赤、中の場合は黄色、低い場合は青といったように設定することができます。
- データの特定値を抽出
データの中から、特定の値を抽出する場合にも条件付き書式が役立ちます。例えば、商品の在庫状況を表すデータがある場合、在庫が 0 の場合は背景色を赤くすることで、すぐに在庫切れ商品を見つけることができます。
- データの傾向を把握する
データの傾向を把握するために、条件付き書式を使うこともできます。例えば、ある人の行動ログをデータ化し、そのデータからその人の趣味嗜好を分析する場合には、表を整理して嗜好に応じてセルの色を変えることで、容易に嗜好を分析できます。
注意点：エラーセルの色の設定
条件付き書式で使用することができる設定は多くありますが、特に注意したいのが、エラーセルの色の設定です。何らかのエラーが発生したセルは、通常のデータとは異なることが多いため、セルの色を変更すると見やすさが向上します。
しかし、エラーになるための条件を適用すると、エラーが発生しない場合でもセルの色が変わってしまうことがあります。例えば、数値以外の文字列がセルに入力された場合は、#VALUE! エラーが表示されますが、一方で書式設定によって文字列に応じた背景色を変更することができます。
このように、エラーの場合とそうでない場合で設定を別にする必要があります。エラーセルの色の設定には注意が必要です。
まとめ
スプレッドシートでの条件付き書式の設定方法について解説しました。この機能を使うことで、データの傾向を把握したり、目的に応じてデータを視覚化したりできます。具体的には、タスクの優先度を設定したり、在庫切れ商品を見つけたり、嗜好を分析する場合に使うことができます。しかし、エラーセルの色の設定には注意が必要です。条件付き書式の活用によって、データの視認性を向上させ、より効率的な処理や分析、レポート作成、プレゼンテーションなどが可能となります。
