スプレッドシートの条件付き書式とは
スプレッドシートには、特定の条件に基づいてセルの書式を変更するための機能があります。これを「条件付き書式」といいます。
条件付き書式を使うことで、大量のデータを持つ表の中から重要な情報を素早く見つけることができるようになります。例えば、特定の値が含まれているセル、あるいは一定の数値以上の場合、セルの色を変えることができます。また、データの入力ミスや不備などを見つけるためにも有用です。
条件付き書式の設定方法
条件付き書式は、シート内の「ホーム」タブから設定できます。以下の手順で設定していきます。
- 条件を設定するセルを選択する
- ホームタブの「条件付き書式」をクリックする
- 表示される画面で、希望の条件を選択する（例：「数式に一致する」、「セルの値が…以上」など）
- 条件に応じてセルの書式を設定する（例：文字色、背景色、罫線の太さなど）
- OKボタンをクリックする
一度に複数の条件を設定することも可能で、優先順位を設定することもできます。
セルの値によって背景色を変更する方法
セルの背景色を変更する方法は、上記の手順に基づき、「背景色」を選択するだけです。
例えば、英語の成績表において、A・B・C・D・Fに対して、それぞれの背景色を付けることができます。具体的には、以下の手順で設定します。
- 成績表の列を選択する
- ホームタブの「条件付き書式」をクリックする
- 表示される画面で、「数式に一致する」を選択する
- 数式欄に、A判定の場合、「=B2="A"」のように入力する（B2は成績が入力されたセルの場所）
- 「背景色」をクリックし、希望の色を選択する
- OKボタンをクリックする
これで、A判定を受けた生徒の成績が背景色で表示されるようになります。
条件付き書式の応用例
条件付き書式は、様々な場面で活用可能です。以下では、それぞれの応用例を紹介します。
リストの重要な項目を強調する
データベースのような大量のリストを管理する場合、ある一定の条件を満たす項目を見つけることが重要です。条件付き書式を使えば、その重要な項目を目立たせることができます。例えば、以下のような条件を設定してみましょう。リスト内の「アメリカ」に関する項目に斜線を引いて強調します。
- リストの列を選択する
- ホームタブの「条件付き書式」をクリックする
- 表示される画面で、「数式に一致する」を選択する
- 数式欄に、アメリカに関する項目の場合、「=SEARCH("アメリカ",B2)>0」のように入力する
- 「罫線」をクリックし、斜線を選択する
- OKボタンをクリックする
これで、「アメリカ」に関する項目が斜線で強調されるようになります。
カレンダーの土休日を強調する
カレンダーにおいて、土日や祝日などを強調することで、スケジュールを一目で確認しやすくなります。以下は、祝日を赤色で強調する例です。
- カレンダー部分を選択する
- ホームタブの「条件付き書式」をクリックする
- 表示される画面で、「数式に一致する」を選択する
- 数式欄に、祝日にあたる日付の場合、「=WEEKDAY(C3)=7」（C3はチェック対象となるセル）のように入力する（WEEKDAY関数は、日付の曜日を返す関数）
- 「文字色」を選択し、赤色を設定する
- OKボタンをクリックする
以上の設定で、土曜日が祝日の場合、赤色で表示されるようになります。
補足：Google Apps Scriptを使った自動化
Google Apps Scriptを使えば、条件付き書式を自動化することができます。例えば、特定の条件を満たした場合に自動的にメールを送信する、表の背景色を自動的に変更する、といったことが可能です。
これには一定のプログラミングの知識が必要ですが、一度作成すれば、数秒で大量のデータを処理することができるようになります。
まとめ
スプレッドシートの条件付き書式を使えば、大量の情報を処理するときに重要な情報を素早く見つけることができます。特に、データの不備や異常値を見つけるためには非常に有用です。また、Google Apps Scriptを使えば、条件に応じて自動的に処理することもできます。使い方をマスターして、ビジネスや日常生活に役立てましょう。
