IMPORTRANGEとは
IMPORTRANGEは、Google Sheetsのスプレッドシートの機能の1つで、他のスプレッドシート内のデータを参照して、目的のスプレッドシートに自動的に反映させることができます。この機能は、複数のスプレッドシートを使い分けている場合や複数の人とデータを共有する場合に非常に便利です。
IMPORTRANGEができること
ここでは、IMPORTRANGEができることをいくつか紹介していきます。
1. 別のスプレッドシートからデータを参照する
IMPORTRANGEを使うと、別のスプレッドシートからデータを参照することができます。例えば、別のスプレッドシートにある在庫管理表のデータを参照して、自分のスプレッドシートに反映させることができます。
=IMPORTRANGE("スプレッドシートのURL", "シート名!セル範囲")
2. 特定の条件に基づいてデータをグループ化する
IMPORTRANGEを使って、別のスプレッドシートからデータを取得し、特定の条件に基づいてグループ化することができます。例えば、異なるスプレッドシート内にある顧客データを取得し、性別や年齢によってグループ化することができます。
=QUERY(IMPORTRANGE("スプレッドシートのURL", "シート名!セル範囲"), "SELECT 列1, COUNT(列2) WHERE 列3 = '条件' GROUP BY 列1")
3. 別のスプレッドシート内でのデータの更新を自動的に反映する
IMPORTRANGEを使えば、別のスプレッドシート内で行われたデータの更新が、自動的に目的のスプレッドシートに反映されます。例えば、異なるスプレッドシート内で行われた商品の追加や在庫数の変更が、常に最新の情報で表示されます。
4. 管理者と従業員のデータ共有
IMPORTRANGEを使うと、管理者と従業員の間で複数のスプレッドシートを共有し、データの相互参照が行えます。例えば、管理者が持つスプレッドシート内のデータを参照して、従業員が自分のスプレッドシート内で作業することができます。
IMPORTRANGEを使う具体的なシーン
IMPORTRANGEを使う具体的なシーンとしては、以下のようなものが挙げられます。
社内のデータ共有
異なる部署のスプレッドシートで管理されているデータを共有する場合、IMPORTRANGEを使って自動的にデータを参照することができます。例えば、人事部で管理されている社員情報を、営業部のスプレッドシートで参照して利用することができます。
複数の人でのデータ共有
複数の人で同じスプレッドシートを共有する場合、IMPORTRANGEを使って各自のスプレッドシートでも参照できるようにします。例えば、グループ内でのタスク管理を行う場合、各自のスプレッドシートでタスクを管理しても、グループ全体での進捗管理が自動的に行われるようになります。
利用者側でのリアルタイム表示
サイト上にあるスプレッドシートのデータを、リアルタイムで表示する場合も、IMPORTRANGEで解決することができます。例えば、オンラインショップで在庫管理表をリアルタイムで表示する場合、IMPORTRANGEを使うことで、在庫数の変更が自動的に反映されます。
補足的な情報
IMPORTRANGEの注意点
IMPORTRANGEを使う際には、注意する点がいくつかあります。まず、読み取るスプレッドシートには「共有」という設定をする必要があります。また、セル範囲についても正確に指定する必要があります。
IMPORTRANGEを使ったデータ変換
IMPORTRANGEによって取得されたデータに対して、QUERY関数を使って集計することもできます。このように、IMPORTRANGEを使って複数のスプレッドシートからデータを集約し、取得したデータをさらに加工することができます。
IMPORTRANGEでのセキュリティ
IMPORTRANGEを使ってデータを参照する場合、別のスプレッドシート内のデータが外部からアクセスされる可能性があります。そのため、スプレッドシート内に重要な情報が含まれている場合は、セキュリティ上のリスクに対して厳重な対策を講じる必要があります。
まとめ
IMPORTRANGEは、Google Sheetsのスプレッドシートの機能の1つであり、その名の通り、別のスプレッドシートからデータを取得し、自動的に目的のスプレッドシートに反映させることができます。IMPORTRANGEを使うことで、社内のデータ共有や複数の人でのデータ共有、利用者側でのリアルタイム表示など、様々なシーンに対応することができます。しかし、セキュリティ上のリスクに対しても注意する必要があります。
